Erfahrungen mit Doctolib Pro für Ärzte und Heilpraktiker: Lohnt es sich?

Du suchst nach einer Terminbuchungs-Software für deine Praxis? Vergleichst du mehrere Optionen und möchtest dich über sie informieren?

In diesem Beitrag möchte ich dir meine Erfahrungen mit Doctolib Pro teilen. Doctolib Pro ist eine kostenpflichtige Terminbuchungssoftware, die sich vor allem an Ärzte, Heilpraktiker, Zahnärzte und ärztliche Psychotherapeuten richtet. Mit ihr können deine Patienten bequem online Termine in deiner Praxis buchen. Das hat gleich mehrere Vorteile für dich, die ich dir gerne im Detail vorstelle.

Hinweis: Ich bin Teil des Doctolib-Partnerprogramms. Buchst du über meinen Affiliate-Link einen Termin für ein Beratungsgespräch, bekommst du auf diese Weise in den ersten 3 Monate mit Doctolib Pro 50 % Rabatt.

Ich möchte das Tool jedoch nicht allein deswegen in den Himmel loben, sondern dir ein differenziertes, ausgeglichenes Bild geben, sodass du dir deine eigene Meinung bilden kannst.

Darum solltest du unbedingt über ein Terminbuchungs-Tool nachdenken

Zunächst sollten wir uns anschauen, warum ein Terminbuchungs-Tool für deine Praxis meiner Meinung nach generell eine gute Idee ist.

Nach meinen Erfahrungen bin ich der Meinung, dass so ein Tool eigentlich immer (!) lohnenswert sein kann, egal, für welches du dich am Ende entscheidest. Ich fasse dir die wichtigsten Vorteile zusammen:

• Du entlastest dein Praxis-Team, da der Terminbuchungsprozess und die Kommunikation mit Patienten größtenteils automatisiert werden können
• Du bietest Patienten die Möglichkeit, zu jeder Zeit (auch nachts / am Wochenende) Termine zu buchen oder zu stornieren
• Du kannst Terminausfälle reduzieren, indem automatisiert Terminerinnerungen, Wartelisten und die Möglichkeit für das Buchen von Ausweichterminen eingerichtet werden können
• Du kannst, je nach Tool, IGeL-Leistungen sichtbarer machen
• Viele, gerade jüngere, Patienten präferieren die Online-Buchung gegenüber Telefonaten. Bei meinen Ärzte- bzw. Heilpraktiker-Kunden performen die Online-Buchungs-Buttons zum Beispiel bei Google Ads in der Regel sehr viel besser als die Telefon-Buttons. Das bedeutet, du ziehst wahrscheinlich mehr Neupatienten an
• Am Ende führen alle diese Faktoren zusammen mit einiger Wahrscheinlichkeit zu Einsparungen sowie zu einem höheren Umsatz

Diese Vorteile zusammen führen mich zur Einschätzung, dass eine Terminbuchungs-Software in praktisch jeder Arzt- bzw. Heilpraktiker-Praxis gewinnbringend eingesetzt werden kann.

Was sind die Nachteile, fragst du dich nun? Natürlich hat jedes Tool seinen Preis – im wahrsten Sinne des Wortes, denn für praktisch alle verfügbaren Lösungen musst du auch etwas zahlen. Das geschieht in der Regel über eine monatliche Nutzungsgebühr.

Du hast außerdem den einmaligen Aufwand, das Tool für deine Praxis einzurichten. Gerade dann, wenn du es mit deiner EDV verknüpfen möchtest, kann das zunächst etwas an Ressourcen kosten. Denke aber daran, dass du die Einrichtung nur einmal ausführen musst und danach von den Vorzügen profitieren kannst.

Selbstverständlich solltest du vor dem Kauf einer Software-Lösung zunächst durchrechnen, was dir ein Terminbuchungs-Tool monatlich an zusätzlichen Umsätzen bzw. Einsparungen einbringen muss, damit es sich lohnt.

In vielen Fällen reicht jedoch schon eine kleine einstellige Zahl von zusätzlichen Neupatienten pro Monat, denn bedenke, dass Patienten in der Regel häufiger als einmal in ihrem Leben in deine Praxis kommen und damit kontinuierlich zusätzlichen Umsatz für dich generieren.

Hinzu kommen weitere Einnahmen durch die hoffentlich weniger gewordenen Terminausfälle.

Doctolib selbst bietet einen Umsatzrechner an, der dir zumindest einen ersten Eindruck über die möglichen finanziellen Vorzüge bieten kann. Ich würde dir aber raten, das selbst noch einmal zu checken.

Vielleicht fragst du dich, wie viele Patient:innen ein Online-Tool tatsächlich nutzen, wenn gerade ältere Menschen sich mit einer solchen Möglichkeit wahrscheinlich eher schwertun. Das ist auch richtig, dennoch werden immer mehr Termine online gebucht, gerade bei den jüngeren Generationen.

Die Bevölkerung wird im Schnitt mit jedem Jahr technikaffiner, du kannst dich also wirksam absetzen und erfolgreicher Neupatienten anlocken, wenn du praktische Features wie eine Online-Buchung schon heute anbietest.

Die wichtigsten Vor- und Nachteile von Doctolib Pro für Ärzte & Heilpraktiker

Du hast nun hoffentlich bereits ein gutes Bild, warum ich dir als Arzt oder Heilpraktiker in praktisch jedem (!) Fall die Nutzung einer Terminbuchungs-Software empfehle.

Nun möchte ich dir im nächsten Schritt zeigen, was meiner Erfahrung nach die wichtigsten Vor- und Nachteile von Doctolib Pro im Vergleich zu anderen Lösungen sind.

Mehr Details erfährst du im weiteren Verlauf dieses Beitrags.

Vorteile:

• Hervorragende Grundfunktionalität für Terminbuchungen und Patientenkommunikation
• Viele Funktionen, die Terminausfälle reduzieren, wie Terminerinnerungen und Wartelisten
• Sehr schicke und durchdachte Benutzeroberfläche, insbesondere auf Patienten-Seite
• Sehr gut vorbereitet für den Einsatz in Praxen mit mehreren Behandelnden
• Möglichkeit zur Videosprechstunde
• Anbindung an die Praxis-EDV bzw. PVS möglich
• Höhere Sichtbarkeit in der internen Suchmaschine von Doctolib (eines der größten Praxisportale in Deutschland)
• Zertifizierter Datenschutz
• Umfassendes Service-Angebot

Nachteile:

• Vergleichsweise teuer
• Patienten müssen vor der Terminbuchung ein Benutzerkonto anlegen
• Funktionen sind praktisch ausschließlich auf Terminbuchung und Kommunikation beschränkt
• In einigen Regionen wird Doctolib bislang nur wenig genutzt

Doctolib Pro – ein Überblick

Doctolib Pro schafft dir als Arzt oder Heilpraktiker in erster Linie die Möglichkeit, dass Neu- und Bestandspatienten zu jeder Zeit einen Termin komplett automatisiert online in deiner Praxis buchen können.

Doctolib stammt aus Frankreich und ist seit 2013 auf dem Markt. Mittlerweile wird Doctolib laut Unternehmensangaben in Deutschland von über 16 Millionen Patient:innen, 29.000 Ärzt:innen und Heilprakter:innen und europaweit über 1000 Kliniken eingesetzt.

Damit ist es mittlerweile eines der am weitesten eingesetzt Buchungs-Tools für Ärzte und Heilpraktiker sowohl in Deutschland als auch in Europa.

Das Unternehmen hat sich die Ziele gesetzt, den Arbeitsalltag von Gesundheitsfachkräften zu verbessern und gleichzeitig den Zugang zu Gesundheitsleistungen für Patienten zu verbessern.

Anders als etwa die meisten Branchenverzeichnisse für Ärzte und Heilpraktiker wie beispielsweise Jameda verzichtet Doctolib bewusst und explizit auf die Möglichkeit, Praktizierende als Patient zu bewerten.

Die Vorteile von Doctolib Pro im Detail

Der größte Vorzug von Doctolib Pro ist meiner Erfahrung nach die grundlegende Funktionalität der Online-Terminbuchung selbst. Dieses Feature ist, finde ich, bei Doctolib sehr viel ausgereifter als bei vielen ähnlichen Tools.

Gerade in puncto UI kräuseln sich mir bei vielen anderen Softwares die Fingernägel. Hier ist Doctolib dem Großteil des Feldes meiner Meinung nach meilenweit voraus. Dazu wird das Tool ständig verbessert.

Und so funktioniert es: Freie Termine werden automatisch über den Kalender ermittelt, in der alle deine Behandlungszeiten und Termine als Behandelnder eingetragen werden. Ist in deinem gewählten Betätigungszeitraum ein Termin frei, können Patienten diesen auswählen.

Arbeiten mehrere Behandelnde in der Praxis, erhält jede:r einen eigenen Kalender. Patienten können den Behandelnden selbst auswählen oder sich automatisch zuteilen lassen, etwa wenn sie den frühestmöglichen Termin angezeigt haben möchten.

Bietest du verschiedene Leistungen an oder möchtest du Behandlungen für deine interne Organisation differenzieren (etwa in Neu- und Bestandspatienten), kannst du Patienten die Leistung bei der Buchung auswählen lassen.

Das Ganze funktioniert nach der Einrichtung komplett ohne Zutun durch dich oder dein Praxispersonal und kann dieses damit bei der Arbeit stark entlasten.

Hinzu kommt, dass Patienten Termine auf dieselbe Weise stornieren oder verschieben können. Auch das funktioniert zu jeder Zeit unabhängig von deinen Praxiszeiten. Über eine Warteliste können sich Patienten informieren lassen, sobald ein Termin kurzfristig frei wird, und diesen direkt buchen – so optimierst du deine Auslastung ohne Mehraufwand.

Weiterhin kannst du über Doctolib mit Patienten online kommunizieren. Standardisierte Nachrichten wie beispielsweise Terminerinnerungen sind dabei komplett automatisiert und sorgen dafür, dass Termine häufiger wahrgenommen werden. Darüber hinaus kannst du auch über Messenger kommunizieren und dir sogar Daten gesichert zukommen lassen.

Hinzu kommt die Möglichkeit, Videosprechstunden über Doctolib laufen zu lassen, wobei die Software geltende Standards hierfür erfüllt.

Doctolib ergänzt damit das bestehende PVS, welches weiterhin wie gewohnt für die Dokumentation und die Abrechnung genutzt werden kann.

Außerdem verspricht das Unternehmen, alle geltenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten, und bietet Pro-Nutzern ein umfassendes Service-Angebot wie unter anderem eine schnell erreichbare Hotline bei Fragen und Problemen. Bei der Einrichtung greift dir Doctolib ebenfalls stark unter die Arme.

Zuletzt ein kleiner aber ebenfalls nicht zu unterschätzender Vorteil: Mit einem Pro-Account hast du bei Doctolib die Möglichkeit, das Profil deiner Praxis auszugestalten und wirst in der internen Suchmaschine sichtbarer, wenn jemand über das Portal nach einem Behandler sucht.

Die Nachteile von Doctolib Pro im Detail

Kommen wir bei den Nachteilen gleich zum meiner Meinung nach größten Punkt: Doctolib ist im Vergleich zu vielen anderen Tools relativ teuer. Für Ärzte, Psychotherapeuten und Osteopathen kostet es derzeit (Dezember 2023) 139 Euro pro Monat, für Heilpraktiker 119 Euro pro Monat. Für Radiologen und Krankenhäuser gelten eigene Preise.

Wäre Doctolib die einzige Lösung auf dem Markt, wäre das aus meiner Sicht überhaupt kein Problem, denn die Vorteile eines Online-Terminbuchungslösung generell sind dafür einfach zu groß. Doch es gibt eben auch Konkurrenz und die ist zumeist günstiger, wenngleich nach meiner Erfahrung nicht so ausgereift.

Der zweite große Nachteil von Doctolib ist der Zwang für Patienten, vor der Terminbuchung ein Konto anzulegen. Doctolib begründet dies mit erhöhter Sicherheit, doch andere Lösungen fragen einfach die wichtigsten Daten direkt im Buchungsprozess ab, ohne dass man ein Konto dafür eröffnen müsste.

Diese zusätzliche Hürde wirkt auf einige Patienten abschreckend und kann Sorgen hinsichtlich des Datenschutzes auslösen.

Darüber hinaus sehe ich persönlich nur wenig, was gegen Doctolib spricht. Ja, es wird in einigen Regionen wenig genutzt, darüber solltest du dich informieren und gegebenenfalls direkt bei Doctolib nachfragen.

Und ja, das Tool ist praktisch de facto nur für Terminbuchung und Kommunikation gemacht, andere Lösungen bieten mehr, das ist einfach eine Frage der Ansprüche. Doctolib soll dein PVS nicht ersetzen, sondern ergänzen (Heilpraktiker kennen diesen Satz gut :D).

Lass dich kostenlos und unverbindlich beraten

Zusammengefasst ist Doctolib Pro nach meinen Erfahrungen für Ärzte und Heilpraktiker eine preisintensive, aber hochwertige Lösung für das Angebot von Online-Terminbuchungen.

Betreibst du eine Praxis als Arzt oder Heilpraktiker, würde ich dir in jedem Fall die Anschaffung eines solchen Tools nahelegen, auch wenn du dich für ein anderes entscheidest.

Mit einem Online-Terminbuchungs-Tool kannst du über die gesamte Laufzeit deiner Praxis Personalkapazitäten einsparen, dein bestehendes Personal spürbar entlasten, mehr Neupatienten anlocken und vor allem deine Kapazitäten effizienter nutzen, was dir am Ende mehr Umsatz und mehr Gewinn einbringen kann.

Doctolib ist für diesen Zweck auf jeden Fall sehr gut geeignet und meiner Meinung nach gerade bei der Benutzerführung für Patienten wesentlich ausgereifter als viele Alternativen.

Bist du interessiert, kannst du über den folgenden Link ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch bei Doctolib vereinbaren. Nutzt du meinen Affiliate-Link, bekommst du in den ersten 3 Monaten 50 % Rabatt, wenn du dich für das Tool entscheidest.

Ansonsten kannst du auch gerne mich kontaktieren, wenn du mehr über meine Meinung zu Doctolib wissen möchtest. 😊